A educação superior brasileira vem mantendo a tendência de crescimento do número de matriculados, ingressantes e concluintes. Em 2020, mais de 8,6 milhões de matrículas foram registradas pelo Censo da Educação Superior, do Ministério da Educação, sendo 1,2 milhão de concluintes. Além disso, 3,7 milhões de estudantes ingressaram em um curso de graduação neste ano. Destes, 2 milhões optaram por cursos a distância. O volume de informações que as instituições de ensino superior precisam coletar, reunir e processar para matricular e registrar os estudantes é gigantesca. Nos dias de hoje, esse desafio pode ser totalmente digitalizado e automatizado, como mostra a parceria da Xerox com a startup Di2Win, especializada em gêmeos digitais, otimização de processos com uso de inteligência artificial e robotização para reduzir custo, aumentar escala e qualidade de processos corporativos.

Duas universidades particulares brasileiras líderes no segmento, que oferecem cursos de graduação 100% a distância, estão utilizando a solução ‘Onboarding matrículas EAD’ da Xerox, com tecnologia Di2Win, para matricular os seus alunos. Com a adoção dessa inovação no processo que geralmente é realizado por uma Secretaria Acadêmica, cerca de 600 mil matrículas passaram a ser realizadas a cada semestre de forma totalmente digital, podendo ser realizada pelo aluno, de qualquer lugar, usando um computador ou um smartphone conectado à internet, como se fosse a abertura de uma conta num banco digital. Destas 600 mil matrículas por semestre, 87% são validadas automaticamente, sem a participação de colaboradores humanos. Ou seja, a inserção de dados no sistema das universidades e a checagem de documentos que poderia levar dias para acontecer (do início à conclusão), passam a ser realizadas em poucas horas, uma verdadeira transformação digital nos setores responsáveis por essa atividade nas instituições de ensino.

A solução ‘Onboarding matrículas EAD’ extrai e processa informações de 17 diferentes tipos de documentos – de identificação (ex: RG, Carteira de Habilitação), histórico escolar e diplomas – nos mais diversos formatos e condições. “Utilizamos recursos de ICR (reconhecimento ótico de caracteres com redes neurais), IDP (processamento de documentos usando inteligência artificial)   e machine learning para analisar automaticamente a documentação, transformando a esteira de matrícula online e elevando-a a um alto nível de excelência operacional”, explica o CEO da Di2Win Paulo Tadeu. Além de tornar o processo mais eficiente, reduzindo a quantidade de erros de informação, de perda de documentos e o tempo do processamento, a solução centraliza o gerenciamento dos dados dos alunos.