Você está cada vez mais frustrado com o crescente número de tarefas que tem para fazer? Não sabe como dar conta de tudo e ainda conseguir tempo para curtir sua família e amigos? Fazer várias coisas no mesmo tempo tem sido um grande desafio?

Parece que estamos cada vez mais correndo “uma maratona sem fim”. Você trabalha o dia todo e ainda leva trabalho para terminar em casa durante a noite e nos finais da semana. Você se sente sufocado pela rotina diária. Logo pela manha já lê seus emails e passa o resto do dia “apagando incêndio”, responde as ligações e mensagens instantâneas, segue de uma reunião para outra sem pausa para almoço e quando se dá conta o dia acabou deixando ainda muito por fazer.

Há alguns anos li 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes – livro de Stephen Covey. Ele dizia algo como: “Gerenciamento de tempo é um termo impróprio. O verdadeiro desafio é gerenciar nos mesmos”.

Normalmente imaginamos que o “problema” está fora de nos. Algo que eventualmente poderíamos controlar. Como se o tempo fosse “uma coisa” – e quando aprendemos a controlá-la, de repente podemos fazer muito mais.

Acredito que este seja um bom momento para refletirmos um pouco mais sobre o termo “gerenciamento do tempo”: significa que você pode controlar o tempo, que naturalmente, você não pode.

Todos temos a mesma quantidade de tempo todos os dias e, em media, a mesma quantidade de tempo em nossas vidas. Por isso volto a lembrar que não é o tempo que precisa ser gerenciado, mas nos mesmos.

Se eu disser “gerenciar melhor o seu tempo”, o que vem a sua cabeça?

É provável que pensa em uma lista de tarefas, colocá-las na agenda, organizar as reuniões...

Mas se mudamos a questão para: “gerenciar melhor você mesmo”, em que você pensa?

Talvez em como se preparar melhor para fazer as coisas importantes que provavelmente não está fazendo.

Aprendi alguns conceitos importantes com Tony Schwartz, escritor e autor de programas na área de alta performance. A lição chave que ele apresenta é, que as nossas mentes são feitas para focalizar em uma coisa de cada vez; e que nos estamos perdendo esta habilidade com o passar do tempo. Somos interrompidos a todo instante e com isso temos a necessidade de fazer varias coisas simultaneamente, o conhecido multitasking.

Se criássemos um ritual para realizar uma coisa de cada vez, eventualmente isso se tornaria um hábito, e o sucesso seria consequência.

Uma boa dica é começar o dia com exercícios físicos, algo para movimentar o corpo, estimulá-lo. Em seguida uma refeição balanceada e reservar 15-20 minutos para uma boa leitura.

Pode parecer bastante contraintuitivo, mas que tal experimentar e ver se terá alguma diferença no ritmo do seu dia.

Tenho tentado colocar em pratica estas dicas. Alem dos exercícios físicos diários, que já estão trazendo muitos benefícios para o meu corpo e para o meu ritmo de trabalho, começar o dia praticando uma atividade diferente de ler emails tem feito muita diferença.

É impressionante, porque ao invés de me deixar de ser sugado por um monte de problemas e solicitações de outras pessoas logo cedo, tenho tido tempo para refletir sobre o que realmente quero e o que é preciso fazer naquele dia.

Outro ponto importante apresentado por Schwartz, é que frequentemente misturamos vários tipos de atividades e criamos uma verdadeira “área cinzenta” sem um objetivo verdadeiro e com resultados fracos.

Nossa rotina basicamente é a mesma: lemos um email, em seguida fazemos uma ligação, voltamos para o email, tentamos fazer um trabalho, quando então nos damos conta que esquecemos de dizer algo importante a alguém e voltamos (novamente) para o telefone ou para o email. E assim passamos o dia.

Á ideia principal está em concentrar nosso trabalho em blocos de tempo, sem permitir interrupções, criar novas rotinas que com o tempo e prática, possam se tornar valiosos hábitos.

*Andrej Vasle é esloveno e está no Brasil há 20 anos trabalhando como executivo e coach, atuando nas áreas de inovação, implementação dos projetos, mudança da cultura, desenvolvimento das competências, entre outros. Ele também é embaixador institucional do IBREI para Eslovênia.