Minha experiência como empresária entre Brasil e Espanha.

*Por Mariana de Melo

Moro na Espanha há quase quatro anos e tenho empresas que atuam no Brasil. Sempre que conto isso, a reação costuma ser a mesma: surpresa. “Mas você mora fora e tem empresa no Brasil? Como consegue gerenciar tudo de longe?” 

A resposta não está em mágica. Está em algo mais simples e mais poderoso: tecnologia bem aplicada à gestão. 

Sou sócia da Hall Partners, holding das marcas Workhall Coworking do Stayhall Aluguel por Temporada, ambas com operação no Brasil e na Espanha. Ao longo dos anos, fui entendendo que uma empresa é, antes de tudo, um sistema de informação. Como diz Donella H. Meadows, no livro que recomendo a qualquer empresário e gestor Pensando em Sistemas: Como o Pensamento Sistêmico Pode Ajudar a Resolver os Grandes Problemas Globais, “a falta de fluxo de informação é uma das causas mais comuns do mau funcionamento de um sistema”. Ou seja, o que mantém uma operação viva não é apenas a presença física das pessoas, mas a forma como a informação circula. 

Quando o fluxo de informação depende do presencial, a gestão remota vira um problema. Basta pensar em uma reunião em que nove pessoas estão juntas em uma sala e apenas uma participa por vídeo. Na prática, essa pessoa remota está em desvantagem. Ela escuta pior, entra menos na conversa, às vezes tenta falar e é interrompida. Participa, mas de forma limitada. 

Isso acontece porque o contato presencial é muito forte. Há mais estímulos, mais conexão, mais leitura do ambiente. O presencial tem peso, e isso não vai mudar. 

Mas há uma diferença importante: quando todos estão no mesmo ambiente digital, a dinâmica muda. Se os dez participantes estão online, todos passam a interagir dentro do mesmo sistema. Ninguém está “de fora” da conversa. Ninguém está “de fora” do sistema. A comunicação flui melhor porque o canal é o mesmo para todos. 

Foi isso que tornou possível a gestão a distância no meu caso. E, quase por acaso, desde o princípio, já usávamos um sistema de comunicação online nas empresas, muito antes de eu me mudar para a Espanha. Nosso sistema já tinha sido estruturado com apps como Slack, ClickUp, ERP, Google Workspace, Loom, Make e, mais recentemente, ChatGPT e Claude na base da operação. Reuniões online, registros online, mensagens online, processos online. Quando me mudei, a estrutura já estava pronta. A distância geográfica não desmontou a operação porque ela não dependia da presença física para funcionar. Não dependia de informação presa a meios físicos ou analógicos. O sistema empresarial já era digital. 

Isso não significa que tudo possa ser resolvido pela tela. Há atividades que continuam sendo necessariamente presenciais. Coworkings são espaços físicos. Imóveis de aluguel por temporada também. O mundo real continua existindo, e ele importa. Mas essa não é uma limitação exclusiva de uma pequena empresa pernambucana que cresceu e cruzou fronteiras. Grandes companhias lidam com esse desafio há décadas. 

Empresas como Apple, Starbucks ou Magazine Luiza operam em escalas enormes, com unidades próprias espalhadas por diferentes regiões, e fazem isso com apoio de sistemas, processos, automação e tecnologia. O princípio é o mesmo: quanto melhor o sistema de informação, maior a capacidade de gestão a distância.

A grande mudança dos últimos anos é que esse tipo de estrutura tecnológica e digital deixou de ser privilégio de gigantes. Hoje, pequenas e médias empresas também conseguem montar sistemas profissionais de gestão digital. Ferramentas que antes exigiam investimentos altos agora estão muito mais acessíveis. Em muitos casos, o custo de implementação caiu drasticamente, quase a zero. 

Mas aqui está um ponto importante: ferramenta, sozinha, não dá conta de toda a gestão. Não basta ter Slack, ClickUp, ERP ou inteligência artificial. O que faz a diferença é como a informação circula, como os processos são organizados e como a empresa reduz sua dependência de conversas soltas, memória informal e decisões isoladas. Operação remota não se sustenta só com tecnologia. Ela exige boa gestão.

Esse é o verdadeiro segredo da gestão remota: não se trata apenas de trabalhar longe. Trata-se de construir uma empresa com boa gestão e que funcione bem sem depender da presença física como eixo central da informação.

No meu caso, o sistema empresarial está online, e seguimos investindo cada vez mais para fortalecer essas redes digitais. A operação precisa ser tecnológica, organizada e rastreável. Ao mesmo tempo, a relação com as pessoas continua sendo pessoal, próxima e individual.

Porque, no fim das contas, a tecnologia resolve a estrutura. Mas são as pessoas que dão sentido a ela. Esse, porém, já é tema para outro artigo. 

*Mariana Lira de Melo é pernambucana morando em Barcelona, fundadora da Hall Partners, holding das marcas Workhall Coworking e Stayhall Imobiliária.